Segretario di Club

Il Segretario di Club è l’esecutore delle decisioni del Presidente, del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea di Club; svolge inoltre la funzione di informare i soci su qualsiasi questione interna ed esterna al Club.

Compiti principali

Compiti formali

1. Convocazioni e Comunicazioni
2. Verbali
3. Rapportino Trimestrale
4. Assistenza Assembleare
5. Archivio
6. Documentazione

1. Convocazioni e Comunicazioni

Comunicazioni in entrata

Tutte le comunicazioni provenienti dall’esterno, in particolare dagli Officer distrettuali Leo e Lions, dagli altri Leo e Lions Club e dalle altre associazioni, devono essere comunicate dal Segretario a tutti gli altri soci del Club. Nella seguente tabella (foto sul sito), troverete esempi di comunicazioni in entrata.

Comunicazioni in uscita

Le comunicazioni interne al Club, in particolare quelle riguardanti eventi ed attività, devono essere trasmesse dal Segretario all’esterno, ad esempio ad Officer Distrettuali Leo e Lions, agli altri Leo Club del Distretto e alle altre associazioni. Nella seguente tabella (foto sul sito), troverete esempi di comunicazioni in uscita.

2. Verbali

Il verbale riporta fedelmente quanto discusso e deciso durante la Riunione; serve per comunicare le decisioni prese dal Club ai soci assenti e sono uno strumento di consultazione per tutti i soci.

Stesura di un verbale

Indicare:

• Luogo ed orario (di inizio e fine) della Riunione;
• Ordine del Giorno;
• Soci Presenti ed Assenti;
• Discussione seguendo i punti dell’O.d.G.
• Redigere su carta intestata del Club;
• Firmare da Segretario e Presidente di Club;
• Approvare durante l’Assemblea di Club successiva.

3. Rapportino Trimestrale

Il rapportino trimestrale è un modulo in cui vengono riportate le attività, gli eventi ed i progetti sviluppati dal club durante un trimestre.

Il rapportino trimestrale deve essere compilato al termine dei trimestri:

• Luglio – Settembre
• Ottobre – Dicembre
• Gennaio – Marzo
• Aprile – Giugno

In genere, il rapportino trimestrale deve essere invitato a:

• Sede Centrale (Oak Brook)
• Presidente e Segretario Distretto Leo
• Governatore Distretto Lions
• Presidente Lions Club Padrino
• Leo Chairperson Distretto Lions
• Archivio di Club

4. Assistenza assembleare

Durante le Riunioni di Club, il Segretario dovrà effettuare le seguenti operazioni:

• Verifica del numero legale;
• Assistenza per le votazioni (sia palesi che segrete, predisponendo il materiale occorrente);
• Lettura e distribuzione del materiale inerente all’O.d.G.

5. Archivio

Un buon Segretario dovrebbe possedere un archivio nel quale poter ricavare ed inserire tutte le informazioni riguardanti il Club.

• Archivio soci per anno sociale;
• Archivio attività di Service;
• Archivio corrispondenza in entrata e in uscita;
• Rassegna stampa sugli eventi del Club;
• Copia annuario per ogni anno sociale.

6. Documentazione

I seguenti moduli devono essere in possesso di ogni Segretario di Club:

• Modulo di compilazione del rapportino trimestrale;
• Modulo di ingresso nuovi soci;
• Moduli di richiesta premi Leo;
• Materiale informativo sull’Associazione e sui Service.

Compiti organizzativi

Inviti, appuntamenti e rapporti con l’esterno

Un Segretario di Club dovrà anche occuparsi della gestione di inviti e appuntamenti del Club e dei rapporti con l’esterno, in particolare dovrà:

• Gestire eventuali appuntamenti di Club o del Presidente;
• Estendere gli inviti per la attività di Club alle autorità civili;
• Mantenere e rafforzare i rapporti con le altre associazioni presenti;
• Essere, insieme al Presidente, un punto di riferimento per l’esterno, aumentando le conoscenze ed i contatti del Club.